Email jest jedną z podstawowych form komunikacji w naszym codziennym życiu. W Japonii, tak, jak w innych krajach, jest wiele reguł dotyczących pisania e-mailów biznesowych. Przykładowo, innych zwrotów używa się pisząc do naszego współpracownika, a innych do osoby spoza firmy. W tym artykule pokażemy Ci podstawową strukturę e-maila w języku japońskim, oraz różnice między zwrotami używanymi wewnątrz firmy i poza nią.

Podstawowe elementy w e-mailu biznesowym w języku japońskim

Poniżej możesz zauważyć, że podstawowa struktura może być bardzo zbliżona do e-maila w języku angielskim.

1. Przywitanie
2. Krótkie zwroty kurtuazyjne
3. Wprowadzenie
4. Główna treść
5. Zakończenie
6. Pożegnanie i podpis

W Japonii przyjęło się, że należy pisać e-maile w sposób formalny nawet do osób, z którymi mamy dobry kontakt. To, że rozmawiamy z kimś bez formalności niekoniecznie oznacza, że możemy wysłać tej osobie nieformalny e-mail, więc najbezpieczniejszym rozwiązaniem jest utrzymywanie formalnego stylu wiadomości do momentu, aż nasz rozmówca sam nie zacznie zwracać się w nich do nas potocznie.

Przyjrzyjmy się teraz różnicom pomiędzy zwrotami używanymi w e-mailach wewnątrz firmy i tymi kierowanymi poza nią.

E-mail do osoby spoza firmy

Przywitanie

Japanese	Wyjaśnienie
トヨタ自動車株式会社　営業部　部長 田中様	Nazwa firmy, oddział, nazwa pozycji -sama

Zwroty grzecznościowe

突然のご連絡失礼いたします。	Kiedy piszesz po raz pierwszy
いつもお世話になっております。	Kiedy piszesz regularnie
ご無沙汰しております。	Kiedy piszesz pierwszy raz po długim czasie

“いつもお世話になっております” to podstawowe zdanie używane w codziennych wiadomościach e-mail. Używa się je koniecznie nawet w wiadomościach zwrotnych.

Wprowadzenie

ソニー株式会社の田中です。

Jestem Tanaka z Sony Corporation.

Nawet jeśli nie jest to pierwszy raz, kiedy kontaktujesz się z daną osobą, zawsze powinniśmy dodać krótkie zdanie przypominające rozmówcy kim jesteśmy, pomoże to również rozpocząć nowy temat rozmowy.

Główna treść

Nie istnieje wzór wiadomości na główny człon e-maila, postaraj się po prostu tworzyć proste, zwięzłe i zrozumiałe zdania, tak, jak zrobiłbyś to w swoim ojczystym języku. Możesz również rozpocząć tę część od razu od wniosków, aby następnie  wyjaśnić szczegóły.

Zakończenie

お手数をおかけしますが、何卒よろしくお願いいたします。

今後ともよろしくお願い申し上げます。

引き続き、よろしくお願いいたします。

Zwrotów powyżej nie da się przetłumaczyć dosłownie na język polski, ale mniej więcej są to zdania typu „dziękuję za Pani/Pana czas”, „z wyrazami szacunku”, lub „wszystkiego dobrego”. Pierwsze z nich można też próbować tłumaczyć jako „przepraszamy za kłopot i dziękujemy za współpracę”. Są to najpowszechniejsze zwroty zamykające japoński e-mail biznesowy.

Pożegnanie i podpis

Twój podpis w e-mailu biznesowym w języku japońskim powinien zawierać:

• Nazwę firmy
• Nazwę oddziału
• Nazwę pozycji
• Adres firmy
• Numer telefonu

Przykłady:

ソニー株式会社 営業部　マネージャー 山田太郎 〒000-0000 東京都港区 TEL: 03-0000-0000 FAX: Emai: URL:

Sony Corporation Dział sprzedaży    Menadżer Taro Yamada Kod pocztowy 000   Minato-ku, Tokyo TEL: 03-0000-0000 FAX: Email: URL:

E-mail do osoby z tej samej firmy

Przywitanie

ベッケンバウアー社長	Dyrektor Beckenbauer
ベッケンバウアーさん	Beckenbauer san

Jeśli adresat naszej wiadomości posiada konkretną pozycję w firmie lub jest wyżej w hierarchii od nas, powinniśmy umieścić nazwę jego pozycji bezpośrednio przed nazwiskiem. Jeśli jednak macie względnie bliskie relacje, możesz użyć po prostu końcówki -san.

Zwroty grzecznościowe

お疲れ様です。

–

Ten zwrot jest najbardziej standardowym powitaniem w obrębie tej samej firmy w Japonii. Jest to kolejna fraza, którą trudno przetłumaczyć dosłownie, ale oznacza mniej więcej „na pewno jesteś zmęczony przez swoje solidne starania”. Japończycy używają tego zwrotu zarówno na powitanie, jak i pożegnanie. “お疲れ様” jest też zawsze używane na początku każdego e-maila wewnątrzfirmowego, nawet tego wysyłanego do samego dyrektora.

Przedstawienie się

営業部のジーコです。

Jestem Zico z działu sprzedaży.

Zaraz po uprzejmym przywitaniu należy się przedstawić. Jeśli pracujesz w dużej korporacji, dobrze jest również określić do jakiego działu należysz.

Zakończenie

お手数をおかけしますが、 何卒よろしくお願いいたします。	Do osoby wyżej w hierarchii
よろしくお願いいたします。	Do zwykłego współpracownika

Główna treść / pożegnanie i podpis

Użyj tych samych zwrotów, co w e-mailu do innej firmy.

Wzór

Na tej stronie możesz pobrać nasz przykładowy wzór biznesowej wiadomości e-mail w języku japońskim: E-mail biznesowy – wzór

W Japonii istnieją określone zwyczaje jak należy pisać i odpowiadać na e-maile w sytuacjach biznesowych, które nie są stosowane w innych krajach. Dowiedz się więcej: 3 porady jak wywołać dobre wrażenie w e-mailu w języku japońskim

E-Mails gehören zu den am häufigsten verwendeten Kommunikationskanälen im alltäglichen Leben. Daher gibt es sowohl in Japan, als auch in anderen Ländern gewisse Regeln, die zu beachten sind. Zum Beispiel werden gewisse Phrasen intern anders verwendet als extern. Dieser Artikel beschreibt die Struktur eine E-Mail auf Japanisch und zeigt die Unterschiede zwischen gängigen Phrasen, die intern anders verwendet werden als extern.

Struktur einer E-Mail auf Japanisch

Prinzipiell ähnelt die Struktur einer E-Mail auf Japanisch der Struktur einer E-Mail auf Englisch oder Deutsch:

1. Anrede
2. Kurze Nettigkeiten
3. Einführung
4. Hauptteil
5. Schlussnachricht
6. Verabschiedung und Signatur

In Japan ist es üblich eine E-Mail stets formell zu verfassen, selbst wenn man den Empfänger schon kennt und verbal eine informelle Kommunikation führt. Denn, nur weil man persönlich einen freundschaftlichen Umgang pflegt, bedeutet das nicht, dass man in einer E-Mail denselben Sprachgebrauch verwenden soll.  Daher ist es zu empfehlen, eine E-Mail auf Japanisch stets in einem formellen Ton zu verfassen, außer der Gegenüber macht es anders.

Nun werden Beispiele von Phrasen gezeigt, die sich, in Abhängigkeit davon, ob der Empfänger intern oder extern ist, unterscheiden.

Externe business email

Anrede

Japanese	Beschreibung
トヨタ自動車株式会社　営業部　部長 田中様	Firmenname, Abteilung, Position, Name-sama

Kurze Nettigkeiten

突然のご連絡失礼いたします。	Wenn man eine E-Mail zum ersten Mal adressiert.
いつもお世話になっております。	Wenn man eine E-mail regelmäßig verfasst.
ご無沙汰しております。	Wenn man jemanden nach langer Zeit kontaktiert.

“いつもお世話になっております” ist eine gebräuchliche Standard Phrase für den täglichen E-Mail-Verkehr. Sie sollte auch bei Antworten verwendet werden.

Einführung

ソニー株式会社の田中です。

Mein Name ist Tanaka von Sony Corp.

Selbst wenn es nicht das erste Mal ist, dass man die business E-Mail an den Empfänger adressiert, sollte man sich vorstellen. Das sorgt für Klarheit und ein besseres Verständnis.

Hauptteil

Für den Hauptteil gibt es kein Template. Wichtig ist, dass man sich klar und deutlich ausdrückt und kurzfasst.

Schlussnachricht

お手数をおかけしますが、何卒よろしくお願いいたします。

今後ともよろしくお願い申し上げます。

引き続き、よろしくお願いいたします。

Es gibt keine wirklich gute Übersetzung für die Nachrichten oben. Man versteht sie jedoch wie ‚Danke für Ihre Zeit‘, Mit freundlichen Grüßen‘ oder ‚Viele Grüße‘. Den ersten Satz kann man wie folgt verstehen: „Wir entschuldigen uns für die Unannehmlichkeiten und bedanken uns für Ihre Unterstüztung.“ Das sind übliche Schlussnachrichten für eine business E-Mail auf Japanisch.

Verabschiedung und Signatur

Die Signatur in einer business E-Mail sollte folgende Punkte beinhalten:

• Firmenname
• Abteilung
• Position
• Adresse
• Telefonnummer

Beispiel:

ソニー株式会社 営業部　マネージャー 山田太郎 〒000-0000 東京都港区 TEL: 03-0000-0000 FAX: Emai: URL:

Sony Corporation Sales Department    Manager Taro Yamada Postcode 000   Minato-ku, Tokyo TEL: 03-0000-0000 FAX: Emai: URL:

Interne business email

Anrede

ベッケンバウアー社長	Präsident Beckenbauer
ベッケンバウアーさん	Beckenbauer san

Sollte der Empfänger in eine hohe Position oder einer höheren Position als man selbst beschäftigt sein, ist es sinnvoll, diese hinzuzufügen. Bei einem etwas engeren Verhältnis kann man auch ‚san‘ an den Namen anhängen.

Kurze Nettigkeiten

お疲れ様です。

–

Die obige Phrase ist ebenfalls typisch für den japanischen E-Mail-Verkehr. Man kann sie nicht direkt übersetzen aber sie bedeutet ungefähr: „Sie müssen erschöpft sein.“. Japaner verwenden diesen Satz sowohl als Begrüßung wie auch als Abschied. Für interne business Nachrichten verwendet man … am Anfang der E-Mail, selbst an den CEO.

Einführung

営業部のジーコです。

Ich bin Zico von der Sales Abteilung.

Es kann nur positiv sein, sich am Beginn kurz vorzustellen. Arbeitet man in einem großen Unternehmen, macht es auch Sinn, die eigene Abteilung zu nennen.

Schlussnachricht

お手数をおかけしますが、 何卒よろしくお願いいたします。	Für die Person in einer höheren Position
よろしくお願いいたします。	Für Kollegen

Hauptteil / Verabschiedung und Signatur

Hier gilt dasselbe wie für externe business Nachrichten.

Template

Ein Template einer business E-Mail auf Japanisch steht HIER als Download zur Verfügung:Business-email-template

In Japan gibt es spezielle Gewohnheiten, wie man auf eine business E-Mail antworten sollte. Mehr dazu findet man hier: 3 Tipps um einen guten Eindruck mit einer E-Mail an Japaner zu hinterlassen

Email is one of the most common communication methods in our daily life. In Japan, as well as in other countries, there are many rules for writing business emails. For example, you need to change the writing phrases depending on whether your email destination is internal or external. In this article we’d like to show you the basic business email structure in Japanese as well as the difference between the used phrases in internal and external emails.

The basic structure of a business email in Japanese

As you see below, the basic structure might look very similar to an English formal email.

1. Salutation
2. Brief Pleasantry
3. Introduction
4. Main Content
5. Closing Message
6. Sign-off & Signature

In Japan it is better to write a formal email even to somebody who you could talk to casually. Casual talk in a verbal conversation doesn’t necessarily mean that you can write an informal email, so it would be smarter to save casual sentences until your partner starts to write in such a way.

Now let’s go through the differences between the used phrases in internal and external emails.

External business email

Salutation

Japanese	Explanation
トヨタ自動車株式会社　営業部　部長 田中様	Company name,  Department, Position Name-sama

Brief Pleasantry

突然のご連絡失礼いたします。	When you write an email for the first time
いつもお世話になっております。	When you write regularly
ご無沙汰しております。	When you contact after a long time

“いつもお世話になっております” is a standard sentence for daily business emails. You should use this even in a reply.

Introduction

ソニー株式会社の田中です。

I’m Tanaka from Sony Corporation.

Even if it is not the first time you contact someone, you should always add short introduction in an email that will clarify who you are and will help to start a new topic.

Main Content

There are no template phrases for the main content. Just try to make your sentences short, simple and clear as you probably do in your language when you speak. It is also possible to come straight to the conclusion in the first place and then explain the details.

Closing Message

お手数をおかけしますが、何卒よろしくお願いいたします。

今後ともよろしくお願い申し上げます。

引き続き、よろしくお願いいたします。

There is no good translation for the closing messages listed above, but mostly it is something like “Thank you for your time”, “Kind regards,” or “All the best”. The first one can be also translated as “We apologize for the inconvenience, but thank you for your cooperation”. These are standard closing messages in Japanese business emails.

Sign-off & Signature

Your signature in business emails should include:

• Company name
• Department
• Position
• Address
• Phone number

Sample:

ソニー株式会社 営業部　マネージャー 山田太郎 〒000-0000 東京都港区 TEL: 03-0000-0000 FAX: Emai: URL:

Sony Corporation Sales Department    Manager Taro Yamada Postcode 000   Minato-ku, Tokyo TEL: 03-0000-0000 FAX: Emai: URL:

Internal business email

Salutation

ベッケンバウアー社長	President Beckenbauer
ベッケンバウアーさん	Beckenbauer san

If the person has a certain position or has a higher position than you, it’s better to put the position right before the name. However, if your relationship is close to each other, you can simply use “san”.

Brief Pleasantry

お疲れ様です。

–

This phrase is one the most standard greetings in Japan. Again, it’s untranslatable into English, but it means something like “You’ve got to be tired”. Japanese people use this phrase both as hello and goodbye. Also, for the internal business emails, “お疲れ様” is always used at the beginning of every email – even the one to the CEO.

Introduction

営業部のジーコです。

It’s Zico from sales department.

It is only positive to write who you are right after the brief pleasantry. If you work for a large company, introducing your department will also help.

Closing Message

お手数をおかけしますが、 何卒よろしくお願いいたします。	To the person in a higher position
よろしくお願いいたします。	To colleagues

Main content / Sign-off & Signature

Use same sentences and form as the external one.

Template

Here you can download a template of business email as a sample: Business-email-template

In Japan there is a special habit how to write/reply emails on business occasion that is not very common for other countries. Want to know more about it: 3 tips to make good impression with email to Japanese people