Az e-mail az egyik leggyakoribb kommunikációs mód a mindennapokban. Japánban – más országokhoz hasonlóan – sok szabály vonatkozik az üzleti e-mailek írásmódjára. Például változnak a használt kifejezések attól függően, hogy cégen belülre, vagy cégen kívülre küldjük az e-mailt. Ebben a cikkben szeretnénk megmutatni az üzleti email alapfelépítését japánul, illetve a különbséget a belső (cégen belüli) és a külső (cégen kívüli) e-mailek kifejezései közt.
[youtube https://www.youtube.com/watch?v=pnhbHtQ259U]
Japán üzleti e-mail alapfelépítése
Amint alul látszik, az alapfelépítés hasonlít az angol formális e-mailekéhez.
- Köszöntés
- Rövid köszönetnyilvánítás
- Bemutatkozás
- Fő tartalom
- Befejezés
- Záró formula és aláírás
Japánban jobb formális e-mailt írni még olyanoknak is, akikkel egyébként kötetlenebbül beszélünk. A kötetlen beszéd szóban nem feltétlen jelenti azt, hogy informális e-mailt írhatsz neki, szóval okosabb megvárni a kötetlen kifejezésekkel, amíg ő úgy kezd el írni.
Most vegyük sorra a különbségeket a belső és külső e-mailek kifejezései közt!
Külső üzleti e-mail
Köszöntés
| Japán | Magyarázat |
| トヨタ自動車株式会社 営業部 部長 田中様 |
Toyota (cég neve) – Részleg – Pozíció – Név + sama |
Rövid köszönetnyilvánítás
| 突然のご連絡失礼いたします。 | Ha először írsz e-mailt az illetőnek |
| いつもお世話になっております。 | Ha rendszeresen írsz |
| ご無沙汰しております。 | Ha hosszú idő óta jelentkezel újra |
Az “いつもお世話になっております” egy standard kifejezés a mindennapos üzleti e-maileknél. Válaszírás esetén is használandó!
Bemutatkozás
| ソニー株式会社の田中です。 | Tanaka vagyok a Sony Corporationtől. |
Még akkor is be kell mutatkozni röviden az e-mailben, ha nem először lépsz kapcsolatba az illetővel, ezzel tisztázva, hogy ki is vagy, ami segít belekezdeni egy új témába.
Fő tartalom
A fő tartalomra nincs sablonszöveg. Csak próbáld meg a mondatokat minél rövidebbre, egyszerűbbre, és érthetőbbre fogni, csak úgy, mint ahogy a saját nyelveden is beszélsz. Az is lehet, hogy rögtön az elején a konklúzióra térsz, és utána fejted ki részletesebben.
Befejezés
| お手数をおかけしますが、何卒よろしくお願いいたします。 |
| 今後ともよろしくお願い申し上げます。 |
| 引き続き、よろしくお願いいたします。 |
Nincsen egy jó fordítás a fenti befejezésekre, de leginkább olyasmit jelentenek, hogy „köszönöm, hogy rám szánta az idejét”, „üdvözlettel”, vagy „a legjobbakat!” Az elsőt úgy is lehet fordítani, hogy „elnézést kérünk a kellemetlenségért, de köszönjük az együttműködését”. Ezek a standard befejezések a japán üzleti e-maileknél.
Záróformula és aláírás
Üzleti e-maileknél az aláírásodnak tartalmaznia kell:
- Cég neve
- Részleg
- Pozíció
- Cím
- Telefonszám
Minta:
| ソニー株式会社 営業部 マネージャー 山田太郎 〒000-0000 東京都港区 TEL: 03-0000-0000 FAX: Emai: URL: |
Sony Corporation Értékesítési részleg Menedzser Yamada Taro 000-0000Tokió, Minato-ku TEL: 03-0000-0000 FAX: Emai: URL: |
Belső üzleti e-mail
Köszöntés
| ベッケンバウアー社長 | Beckenbauer Elnök Úr! |
| ベッケンバウアーさん | Beckenbauer-san! |
Ha a címzett egy bizonyos pozíciót tölt be, vagy magasabb pozícióban van nálad, tanácsos a pozíció megnevezését odaírni a nevéhez. Viszont, ha közeli kapcsolatban álltok egymással, elég, ha csak a „san”-t használod.
Rövid köszönetnyilvánítás
| お疲れ様です。 | – |
Ez a kifejezés az egyik leginkább standard köszönés Japánban. Ezt sem lehet lefordítani magyarra, de valami olyasmit jelent, hogy „biztos nagyon elfáradt!” A japánok használják ezt a kifejezést köszönésként és elköszönésként is. Ezen kívül belső üzleti e-maileknél az „お疲れ様”minden esetben használatos minden e-mail elején – még az igazgatónak címzett e-maileknél is.
Bemutatkozás
| 営業部のジーコです。 | Zico vagyok az értékesítési részlegről. |
Jó, ha megírod, ki is vagy, rögtön a rövid köszönetnyilvánítás után. Ha egy nagy cégnél dolgozol, az is segítség, ha megírod a részleget, ahol dolgozol.
Befejezés
| お手数をおかけしますが、 何卒よろしくお願いいたします。 |
Magasabb pozíciójú címzett esetében |
| よろしくお願いいたします。 | Kollégáknak |
Fő tartalom / Záróformula és aláírás
Használd ugyanazokat a mondatokat, mint a cégen kívüli e-mailnél!
Sablon
Itt tudsz letölteni egy üzleti e-mail sablont mintaként: Business-email-template
Japánban különös szokások vannak arra, hogy hogyan lehet megírni/válaszolni e-mailre üzleti alkalmakkor, ami más országokban nem annyira jellemző. Szeretnél többet megtudni róla? 3 tips to make good impression with gmail to Japanese
