Business mail

Hogyan írjunk üzleti e-mailt japánul? (ingyenes sablonnal)

Az e-mail az egyik leggyakoribb kommunikációs mód a mindennapokban. Japánban – más országokhoz hasonlóan – sok szabály vonatkozik az üzleti e-mailek írásmódjára. Például változnak a használt kifejezések attól függően, hogy cégen belülre, vagy cégen kívülre küldjük az e-mailt. Ebben a cikkben szeretnénk megmutatni az  üzleti email alapfelépítését japánul, illetve a különbséget a belső (cégen belüli) és a külső (cégen kívüli) e-mailek kifejezései közt.

Japán üzleti e-mail alapfelépítése

Amint alul látszik, az alapfelépítés hasonlít az angol formális e-mailekéhez.

  1. Köszöntés
  2. Rövid köszönetnyilvánítás
  3. Bemutatkozás
  4. Fő tartalom
  5. Befejezés
  6. Záró formula és aláírás

Japánban jobb formális e-mailt írni még olyanoknak is, akikkel egyébként kötetlenebbül beszélünk. A kötetlen beszéd szóban nem feltétlen jelenti azt, hogy informális e-mailt írhatsz neki, szóval okosabb megvárni a kötetlen kifejezésekkel, amíg ő úgy kezd el írni.

Most vegyük sorra a különbségeket a belső és külső e-mailek kifejezései közt!

Külső üzleti e-mail

Köszöntés

Japán Magyarázat
トヨタ自動車株式会社 営業部 部長
田中様
Toyota (cég neve) – Részleg – Pozíció – Név + sama

Rövid köszönetnyilvánítás

突然のご連絡失礼いたします。 Ha először írsz e-mailt az illetőnek
いつもお世話になっております。 Ha rendszeresen írsz
ご無沙汰しております。 Ha hosszú idő óta jelentkezel újra

Az “いつもお世話になっております” egy standard kifejezés a mindennapos üzleti e-maileknél. Válaszírás esetén is használandó!

Bemutatkozás

ソニー株式会社の田中です。 Tanaka vagyok a Sony Corporationtől.

Még akkor is be kell mutatkozni röviden az e-mailben, ha nem először lépsz kapcsolatba az illetővel, ezzel tisztázva, hogy ki is vagy, ami segít belekezdeni egy új témába.

Fő tartalom

A fő tartalomra nincs sablonszöveg. Csak próbáld meg a mondatokat minél rövidebbre, egyszerűbbre, és érthetőbbre fogni, csak úgy, mint ahogy a saját nyelveden is beszélsz. Az is lehet, hogy rögtön az elején a konklúzióra térsz, és utána fejted ki részletesebben.

Befejezés

お手数をおかけしますが、何卒よろしくお願いいたします。
今後ともよろしくお願い申し上げます。
引き続き、よろしくお願いいたします。

Nincsen egy jó fordítás a fenti befejezésekre, de leginkább olyasmit jelentenek, hogy „köszönöm, hogy rám szánta az idejét”, „üdvözlettel”, vagy „a legjobbakat!” Az elsőt úgy is lehet fordítani, hogy „elnézést kérünk a kellemetlenségért, de köszönjük az együttműködését”. Ezek a standard befejezések a japán üzleti e-maileknél.

Záróformula és aláírás

Üzleti e-maileknél az aláírásodnak tartalmaznia kell:

  • Cég neve
  • Részleg
  • Pozíció
  • Cím
  • Telefonszám

Minta:

ソニー株式会社
営業部 マネージャー
山田太郎
〒000-0000 東京都港区
TEL: 03-0000-0000 FAX:
Emai:
URL:
Sony Corporation
Értékesítési részleg Menedzser
Yamada Taro
000-0000Tokió, Minato-ku
TEL: 03-0000-0000 FAX:
Emai:
URL:

Belső üzleti e-mail

Köszöntés

ベッケンバウアー社長 Beckenbauer Elnök Úr!
ベッケンバウアーさん Beckenbauer-san!

Ha a címzett egy bizonyos pozíciót tölt be, vagy magasabb pozícióban van nálad, tanácsos a pozíció megnevezését odaírni a nevéhez. Viszont, ha közeli kapcsolatban álltok egymással, elég, ha csak a „san”-t használod.

Rövid köszönetnyilvánítás

お疲れ様です。  –

Ez a kifejezés az egyik leginkább standard köszönés Japánban. Ezt sem lehet lefordítani magyarra, de valami olyasmit jelent, hogy „biztos nagyon elfáradt!” A japánok használják ezt a kifejezést köszönésként és elköszönésként is. Ezen kívül belső üzleti e-maileknél az „お疲れ様”minden esetben használatos minden e-mail elején – még az igazgatónak címzett e-maileknél is.

Bemutatkozás

営業部のジーコです。 Zico vagyok az értékesítési részlegről.

Jó, ha megírod, ki is vagy, rögtön a rövid köszönetnyilvánítás után. Ha egy nagy cégnél dolgozol, az is segítség, ha megírod a részleget, ahol dolgozol.

Befejezés

お手数をおかけしますが、
何卒よろしくお願いいたします。
Magasabb pozíciójú címzett esetében
よろしくお願いいたします。 Kollégáknak

Fő tartalom / Záróformula és aláírás

Használd ugyanazokat a mondatokat, mint a cégen kívüli e-mailnél!

Sablon

Itt tudsz letölteni egy üzleti e-mail sablont mintaként: Business-email-template

Japánban különös szokások vannak arra, hogy hogyan lehet megírni/válaszolni e-mailre üzleti alkalmakkor, ami más országokban nem annyira jellemző. Szeretnél többet megtudni róla? 3 tips to make good impression with gmail to Japanese