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Wie man eine Business E-Mail auf Japanisch verfasst (gratis Template)

E-Mails gehören zu den am häufigsten verwendeten Kommunikationskanälen im alltäglichen Leben. Daher gibt es sowohl in Japan, als auch in anderen Ländern gewisse Regeln, die zu beachten sind. Zum Beispiel werden gewisse Phrasen intern anders verwendet als extern. Dieser Artikel beschreibt die Struktur eine E-Mail auf Japanisch und zeigt die Unterschiede zwischen gängigen Phrasen, die intern anders verwendet werden als extern.

Struktur einer E-Mail auf Japanisch

Prinzipiell ähnelt die Struktur einer E-Mail auf Japanisch der Struktur einer E-Mail auf Englisch oder Deutsch:

  1. Anrede
  2. Kurze Nettigkeiten
  3. Einführung
  4. Hauptteil
  5. Schlussnachricht
  6. Verabschiedung und Signatur

In Japan ist es üblich eine E-Mail stets formell zu verfassen, selbst wenn man den Empfänger schon kennt und verbal eine informelle Kommunikation führt. Denn, nur weil man persönlich einen freundschaftlichen Umgang pflegt, bedeutet das nicht, dass man in einer E-Mail denselben Sprachgebrauch verwenden soll.  Daher ist es zu empfehlen, eine E-Mail auf Japanisch stets in einem formellen Ton zu verfassen, außer der Gegenüber macht es anders.

Nun werden Beispiele von Phrasen gezeigt, die sich, in Abhängigkeit davon, ob der Empfänger intern oder extern ist, unterscheiden.

Externe business email

Anrede

Japanese Beschreibung
トヨタ自動車株式会社 営業部 部長
田中様
Firmenname, Abteilung, Position, Name-sama

Kurze Nettigkeiten

突然のご連絡失礼いたします。 Wenn man eine E-Mail zum ersten Mal adressiert.
いつもお世話になっております。 Wenn man eine E-mail regelmäßig verfasst.
ご無沙汰しております。 Wenn man jemanden nach langer Zeit kontaktiert.

„いつもお世話になっております“ ist eine gebräuchliche Standard Phrase für den täglichen E-Mail-Verkehr. Sie sollte auch bei Antworten verwendet werden.

Einführung

ソニー株式会社の田中です。 Mein Name ist Tanaka von Sony Corp.

Selbst wenn es nicht das erste Mal ist, dass man die business E-Mail an den Empfänger adressiert, sollte man sich vorstellen. Das sorgt für Klarheit und ein besseres Verständnis.

Hauptteil

Für den Hauptteil gibt es kein Template. Wichtig ist, dass man sich klar und deutlich ausdrückt und kurzfasst.

Schlussnachricht

お手数をおかけしますが、何卒よろしくお願いいたします。
今後ともよろしくお願い申し上げます。
引き続き、よろしくお願いいたします。

Es gibt keine wirklich gute Übersetzung für die Nachrichten oben. Man versteht sie jedoch wie ‚Danke für Ihre Zeit‘, Mit freundlichen Grüßen‘ oder ‚Viele Grüße‘. Den ersten Satz kann man wie folgt verstehen: „Wir entschuldigen uns für die Unannehmlichkeiten und bedanken uns für Ihre Unterstüztung.“ Das sind übliche Schlussnachrichten für eine business E-Mail auf Japanisch.

Verabschiedung und Signatur

Die Signatur in einer business E-Mail sollte folgende Punkte beinhalten:

  • Firmenname
  • Abteilung
  • Position
  • Adresse
  • Telefonnummer

Beispiel:

ソニー株式会社
営業部 マネージャー
山田太郎
〒000-0000 東京都港区
TEL: 03-0000-0000 FAX:
Emai:
URL:
Sony Corporation
Sales Department    Manager
Taro Yamada
Postcode 000   Minato-ku, Tokyo
TEL: 03-0000-0000 FAX:
Emai:
URL:

Interne business email

Anrede

ベッケンバウアー社長 Präsident Beckenbauer
ベッケンバウアーさん Beckenbauer san

Sollte der Empfänger in eine hohe Position oder einer höheren Position als man selbst beschäftigt sein, ist es sinnvoll, diese hinzuzufügen. Bei einem etwas engeren Verhältnis kann man auch ‚san‘ an den Namen anhängen.

Kurze Nettigkeiten

お疲れ様です。  –

Die obige Phrase ist ebenfalls typisch für den japanischen E-Mail-Verkehr. Man kann sie nicht direkt übersetzen aber sie bedeutet ungefähr: „Sie müssen erschöpft sein.“. Japaner verwenden diesen Satz sowohl als Begrüßung wie auch als Abschied. Für interne business Nachrichten verwendet man … am Anfang der E-Mail, selbst an den CEO.

Einführung

営業部のジーコです。 Ich bin Zico von der Sales Abteilung.

Es kann nur positiv sein, sich am Beginn kurz vorzustellen. Arbeitet man in einem großen Unternehmen, macht es auch Sinn, die eigene Abteilung zu nennen.

Schlussnachricht

お手数をおかけしますが、
何卒よろしくお願いいたします。
Für die Person in einer höheren Position
よろしくお願いいたします。 Für Kollegen

Hauptteil / Verabschiedung und Signatur

Hier gilt dasselbe wie für externe business Nachrichten.

Template

Ein Template einer business E-Mail auf Japanisch steht HIER als Download zur Verfügung:Business-email-template

In Japan gibt es spezielle Gewohnheiten, wie man auf eine business E-Mail antworten sollte. Mehr dazu findet man hier: 3 Tipps um einen guten Eindruck mit einer E-Mail an Japaner zu hinterlassen

ABOUT ME
Yuki Nagahori
BA in German / Japan Country Manager at editorial company → Sales → currently sales planner based in Hamburg, Germany https://www.linkedin.com/in/yuki-nagahori/